La newsletter est un des outils d’animation les plus utilisés dans les réseaux de points de vente. Elle permet de coordonner les équipes et de créer un lien fort à l’enseigne. Encore faut-il qu’elle soit lue…

La newsletter réseau, un rdv hebdomadaire.

Aujourd’hui n’est pas une journée classique à la direction réseau : on est jeudi. Et le jeudi, c’est le jour de sortie de la newsletter ! Le timing est serré, comme toutes les semaines…

Le service juridique vient enfin d’envoyer ses infos après avoir été relancé 2 fois, il ne reste plus qu’à tout faire relire par le directeur réseau, récupérer les illustrations du service communication, et hop, on envoie aux 1200 collaborateurs du réseau !

Aïe, un mail tombe, il est question de reculer l’opération commerciale car les plvs ont du retard en point de vente… Bon, la newsletter partira exceptionnellement demain avec les bonnes infos !

Dans le magasin de la rue Ste Catherine, Mélanie compte ses caisses pendant que son équipe finit de ranger le magasin. Tiens, bizarre, la newsletter n’est pas encore tombée… dommage, elle voulait justement missionner Julien pour mettre en place l’opération commerciale qui démarre samedi ! Bon, ce n’est pas grave, elle va appeler son directeur régional pour avoir plus d’infos… Ah tiens, justement il est en train d’envoyer les infos de l’opération sur le groupe Whatsapp !

Cette situation vous semble exceptionnelle ? Elle a lieu dans tous les réseaux.

Les origines de la newsletter

L’objectif de la communication réseau, c’est d’harmoniser, de coordonner et de dynamiser ses points de vente. Mais si on envoie toutes les infos au fur et à mesure, les boites mail finissent par exploser et plus personne ne lit les infos. Ou alors c’est la relation client qui en pâtit.

Alors la newsletter est née de cette double volonté de regrouper pour alléger ET de créer un rituel. Elle arrive toutes les semaines à un moment choisi pour que les responsables de magasins se rendent disponibles afin de traiter ces informations, planifier, déléguer, organiser…

En voilà une belle intention !

Dans la réalité ça ressemble bien souvent à une machine à gaz coté siège pour des équipes qui – au mieux – la parcourent en diagonale entre 2 clients et attendant surtout les rappels de leurs animateurs régionaux pour se mettre en action !

Voici donc nos 6 conseils pour une newsletter qui demande moins d’énergie coté siège et surtout qui soit plus lue coté points de vente !

6 astuces pour une newsletter enfin lue !

1/ Retravaillez vos rubriques !

Les rubriques de votre newsletter sont triées par service ? C’est très pratique pour faire sa newsletter, mais est-ce vraiment ce dont ont besoin les équipes terrain ?

Leur priorité à eux, c’est de comprendre en un coup d’œil ce qui est urgent, ce qu’il faut planifier, et les informations qui ne nécessitent pas d’actions de leurs part.

Alors pourquoi ne pas régir votre newsletter avec cette logique ?

• Les infos: on y retrouve tout ce qui concerne l’enseigne. Une version digitale permet de diffuser l’information de façon synthétique, et la personne intéressée peut approfondir en cliquant dessus.
• À venir: Cette rubrique vise à donner de la visibilité aux équipes pour planifier au mieux leur activité, mettre les bonnes heures au bon endroit et assurer une coordination opérationnelle optimale.
• Cette semaine: On passe ici en mode to-do-list pour être sûr de ne rien rater. Au moyen d’une checklist par exemple ? C’est bien plus dynamique et efficace !
• L’actualité chaude! Cette rubrique a plutôt intérêt à… sortir de la newsletter pour être diffusée au fur et à mesure ! Certains responsables attendent d’avoir un moment de calme pour lire la newsletter, et certaines infos ne peuvent pas attendre ! Un format digital qui va aux équipes terrain sans attendre qu’elles viennent à l’info est primordial ! (Vous pensez à Whatsapp ? il y a bien plus structuré et adapté !)

2/Variez les contenus !

Ce n’est pas parce qu’on parle d’infos sérieuses qu’on doit utiliser un format rébarbatif !

Pour mettre les équipes en action il faut des contenus adaptés : des Vidéos de best practices, des checklists d’opérations commerciales, des interviews de gagnants d’un challenge, des quizz de compréhension d’une info…

Vos équipes ont la bougeotte, donnez-leur un format qui leur correspond !

3/ Pensez bénéfice !

Mettez-vous à la place des personnes en magasin : qu’est ce qui va les pousser à lire une information plutôt que de s’occuper de leur client ?

Oui, il faut que le bénéfice pour elles soit présent dès le titre ! Pensez lecture rapide : pas de longues phrases, l’essentiel en gras, structurez avec des puces, illustrez… Bref, donnez envie !

4/ Séquencez !

Vouloir regrouper les infos pour solliciter vos équipes moins souvent, c’est bien, mais si c’est pour leur envoyer un pavé de 10 pages, le résultat sera le même !

Vous pouvez donc mettre en place des rdvs à des moments différents : le RDV planification du Lundi, quand on sait que les responsables vont planifier leur administratif, Le RDV infos du jeudi, sur l’un des jours les plus calmes où ils vont pouvoir se poser, et ainsi de suite !

5/ Adressez-vous aux bonnes personnes !

Vous aimez qu’on s’adresse à vous en se trompant de prénom ? Ça ne donne pas le sentiment d’être estimé, n’est-ce pas ! Et bien c’est pareil avec une information qui ne vous concerne pas, même si c’est « copie pour info ».

Veillez à utiliser un outil qui permet de cibler, et donc d’atteindre les bonnes personnes avec les bons messages !

Oui, ça veut dire une newsletter pour les Responsables, une pour les vendeurs, une pour les Franchisés… C’est du boulot en plus ? Oui, un peu, mais c’est surtout un gain de temps et d’énergie pour les équipes en point de vente !

6/ Mesurez !

Envoyer des newsletters comme une bouteille à la mer ne permet pas de garantir le niveau d’information du réseau : ouvrez une boite mail sur le terrain et vous vous en apercevrez vite !

C’est la raison pour laquelle il est primordial de mesurer les taux de lecture, afin de réajuster les jours / horaires d’envoi, de tester sur un petit groupe le séquençage dont nous venons de parler 2 points plus haut, bref, de se remettre en question sur un outil primordial !

Et si vous avez encore des doutes sur le fait de toucher à la sacro-sainte newsletter, pourquoi ne pas mener une enquête auprès des responsables de points de vente directement ? Ils ont plein d’idées pour en garantir la lecture, tant au niveau des informations que des outils à utiliser !